Controllo accessi in piccole aziende con meno di 10 dipendenti

Ho bisogno del controllo accessi in un piccolo ufficio con meno di 10 dipendenti?

La sicurezza delle proprie sedi lavorative e logistiche deve rappresentare una priorità per ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dall'attività svolta.
Qualsiasi pericolo a cui siano vulnerabili le risorse o il personale può comportare perdite significative per un’azienda (coperture assicurative, infortuni, furti, blocco della produzione).

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Il tessuto economico del nostro paese è ricco di piccole e medie imprese, molte delle quali con un numero di dipendenti e collaboratori inferiore a 10. Si tratta spesso di aziende a conduzione familiare, nelle quali i proprietari hanno investito tutti i loro risparmi.

Le piccole imprese sono più attraenti per i ladri perché spesso carenti di quei sistemi di sorveglianza e controllo degli accessi presenti in aziende più grandi.

A ben guardare, un reato condotto in assenza di un adeguato sistema di controllo accessi potrebbe provocare perdite e costi ben più pesanti del costo del sistema in sé.

Anche per le piccole aziende dunque non è consigliabile trascurare la messa in sicurezza delle proprie facilities tramite un sistema di videosorveglianza e/o gestione degli accessi interni. Questa considerazione vale in particolare nel caso in cui si posseggano apparecchiature costose o si detengano informazioni digitali la cui conservazione è fondamentale per la prosecuzione delle attività dell’azienda.

Oltre a tenere lontani intrusi che possono rappresentare un pericolo per la sicurezza del tuo ufficio, un sistema di controllo accessi consentirà una ottimizzazione anche nella gestione di coloro che invece devono poter accedere agli uffici ed ai diversi locali sul luogo di lavoro: dipendenti, collaboratori e tutti coloro che necessitano di un accesso occasionale.

sicurezza sul lavoro

Peraltro la tutela della sicurezza sul lavoro è normata da leggi e disposizioni ben precise e stringenti, che tutte le aziende, anche quelle più piccole, devono rispettare.

Se ad esempio in azienda sono presenti materiali pericolosi, o macchinari che devono essere operati solo da mani esperte, il Testo Unico per la sicurezza sul lavoro indica chiaramente che va applicata “la limitazione al minimo del numero di lavoratori che sono, o possono essere, esposti a rischio” (Dlgs 81/2008, Art. 15 c. 1), gestendo in maniera adeguata sia la prassi quotidiana che le misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, misure antincendio ed evacuazione dei lavoratori.

Il datore di lavoro e i dirigenti che organizzano e dirigono le attività, così come prescritto dalla legge, devono prendere misure appropriate “affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono a un rischio grave e specifico” (Dlgs. 81/2008 Art. 18 c. 1).

Parola d'ordine: scalabilità

Mentre le aziende più grandi possono gestire sistemi di sicurezza costosi, complicati ed integrati, i sistemi di sicurezza per piccole aziende devono essere economici ma al tempo stesso affidabili e robusti. Possibilmente, per il contenimento dei costi, dovranno appoggiarsi quanto più possibile all’infrastruttura aziendale esistente (dalle serrature, alla connettività alla rete interna).

Esistono infinite possibilità di scelta per mettere in sicurezza la propria azienda, anche piccola, tutelando nel contempo la privacy dei dipendenti e dei visitatori e, perché no, anche con un occhio all’estetica, oltre che al portafogli.

Per dare accessibilità alle persone titolate ad entrare, lasciando fuori chiunque non sia autorizzato, non sono necessari grandi sistemi di rete. Per gli ospiti occasionali, non è nemmeno necessario emettere una credenziale specifica. Il blocco e lo sblocco delle porte possono essere eseguiti a distanza da un operatore incaricato.

Una soluzione di questo tipo ti consente di adottare un sistema di controllo accessi a basso costo anche per un singolo ufficio, che funzionerà su una sola porta e potrà essere scalato all’occorrenza.

Un altro aspetto saliente per una piccola azienda è non solo la scalabilità, ma anche la snellezza nell'adozione di un nuovo sistema: la sicurezza degli uffici deve poter essere configurata e messa a regime rapidamente. Quindi, piuttosto che preoccuparsi di preventivare, acquistare e sostituire
i componenti in toto, è possibile scegliere la quantità ideale di lettori e dispostivi in base alle proprie esigenze attuali e ci si preoccuperà di un eventuale aumento dei varchi e delle esigenze di automatizzazione accessi solo quando questo sarà effettivamente necessario.

Ad esempio, puoi aggiungere una telecamera a circuito chiuso che invia notifiche istantanee quando qualcuno sblocca una porta; potresti incorporare sistemi di allarme; optare per una gestione degli accessi basata su cloud.
Si tratta di tasselli che possono essere integrati, all’occorrenza, via via che ne sorge l’esigenza:

Una combinazione di videosorveglianza, controllo degli accessi, luci di sicurezza e interruzioni manuali dell'accesso sono i quattro elementi principali di un sistema di sicurezza per piccoli uffici.
Attrezzature per l'accessibilità fisica di alta qualità come serrature intelligenti, controlli, tastiere ecc.
Videosorveglianza con telecamere di sicurezza per piccoli uffici che copre tutti i principali punti di accesso
Predisposizione di gruppi di continuità e protezione ad hoc per risorse sensibili come server e altre apparecchiature cruciali
I documenti d’archivio dovrebbero essere riposti in armadietti ad accesso limitato
Dovrebbe essere eseguito un adeguato monitoraggio del movimento dei dipendenti e degli estranei
È necessario mantenere un elenco dei dipendenti e un registro degli orari in cui erano presenti visitatori
E' consigliabile ricorrere a sistemi di controllo accessi compatibili con le ultime tecnologie, come l'accesso remoto tramite cloud e dispositivi cellulari

scalabilità

Considerazioni prima dell'acquisto di un sistema di controllo accessi

Prima di selezionare ed acquistare un sistema di controllo accessi e tutte le apparecchiature ed infrastrutture necessarie per farlo funzionare, considera quindi attentamente lo scopo e le dimensioni della tua impresa. Poniti dapprima delle domande più generali, e poi vai via via più in profondità nella valutazione.

Consentirai l'accesso solo ai dipendenti o anche a consumatori/visitatori?

Considera inoltre ciò che hai già in azienda come punto di partenza: una porta in legno o in vetro richiederà una dotazione di controllo accessi diversa da una in acciaio.

C'è qualcun altro che ha voce in capitolo sulla sicurezza della tua azienda (es. enti ed organismi che possono eseguire ispezioni sul luogo di lavoro, enti assicurativi)?

Assicurati poi di entrare un po' più in dettaglio a proposito di:

1. Come hai intenzione di entrare e uscire?

Ad esempio, una serratura autonoma alimentata da batterie ricaricabili interne potrebbe essere la soluzione ideale per una porta. In pochi minuti ottieni una soluzione di sicurezza per il tuo ufficio già pronta, senza scassi o interventi murari. La rapida installazione ha come contr'altare che può essere più complicato configurare e gestire serrature autonome in molti sistemi di controllo accessi. I tastierini sonoun'altra scelta pratica ed economica, ma aumentano i pericoli legati alla possibilità di condividere le credenziali con altri soggetti non autorizzati.

2. Come metterai in sicurezza la/e porta/e?

Una serratura motorizzata può essere una soluzione pratica e conveniente per porte per interni che non necessitano di un meccanismo elettronico e ce ne sono versioni applicabili anche a maniglioni antipanico per le uscite di emergenza.

3. Come gestirai il sistema?

Una domanda vitale a cui dovresti pensare prima di prendere una decisione sul tuo nuovo sistema di controllo accessi è quanto questo sia compatibile con il tuo sistema attuale e con tutti i dispositivi che hai già in azienda.
Dovrai inoltre privilegiare soluzioni che, come evidenziato al paragrafo precedente, siano compatibili con un eventuale futuro ampliamento.
Da non trascurare anche la modalità con cui verrà alimentata la soluzione selezionata e come si abbinerà al design generale dei locali della tua azienda.

Sicurezza per un'azienda di piccole dimensioni non deve necessariamente essere sinonimo di semplicità:

La piattaforma di gestione degli accessi dovrebbe poter incorporare tutti gli elementi rilevanti come la sicurezza delle porte, la videosorveglianza, il sistema di allarme e gli ascensori
Dovrebbe essere flessibile per espanderlo agevolmente in futuro
Il sistema deve essere conforme a tutte le normative edilizie e di sicurezza locali
Oltre al prezzo iniziale dell'intero sistema, considera anche gli eventuali costi di manutenzione del sistema e del servizio clienti

Come vedi non è un percorso semplice. Ma le soluzioni sono a portata di mano e di tasca! Basta solo analizzare con precisione le specifiche esigenze della tua azienda.
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